30代A子さんは、真夏の日差しを浴びて日焼けをするのが楽しみな20代も終わってしまい
お肌トラブルが増え始めて、昔の日焼けなどの肌ケア不足が原因で、30代になるとシミが気になり始めました。
A子さんは、仕事のストレスから偏食生活を送っていて肌荒れも多くなり始めたのです。
女としての魅力である肌と髪の毛を整えるために必要な「マルチビタミンと亜鉛」のサプリメントを服用することにしました。
そんな彼女はプロジェクトチームのリーダーを務めます。
仕事をこなすうえで非常に大切なのは、一人一人の進捗管理が大切で部下が何の作業が苦手で何に手こずっているのか一目瞭然にできることです。
進捗管理を見える化とは
業務を随行していくうえで企業は、個々の業務・作業状況はどうなのか？進捗管理を見える化することで、チーム全体を把握することができます。
部下の作業が遅れていたら指示を出しサポートをしたり、逆に終わりそうな人に次の仕事を回したりして助け合って仕事ができます。
進捗管理を見える化する方法
これから「進捗管理を見える化する方法」について4つご紹介しながら、それぞれのメリット・デメリットについても説明していきます。
進捗管理の見える化をすることで作業効率が増して働きやすい環境となるのでぜひ、行っていきましょう。
1.日報・ホワイトボード
【日報】
個々が1日の作業内容を記載することで何の仕事をしているのかを社内（部署内）で容易に把握できます。
また、担当した者が後日休暇をとっても引継ぎなどがしっかりと記載されていれば、内容を把握することができます。
事前に把握することは、様々な面で報・連・相につながってくるので大切です。
【ホワイトボード】
〇メリット
- 社員全員が見れる
- コミュニケーション向上
- 誰でも簡単に伝言できる
大きなホワイトボードに日程・現場内容（場所）・指示事項を明確化することで、社員一人一人の目に止まります。
もし気づいていない人がいても誰かが「書いてあったぞ！」と指示を出せるので事前にミスを防げたり次は何をすればいいのか？社員の意識の向上を図ることができます。
上記3つの内容でホワイトボードに社員全員が集まるので、自然と会話も生まれてコミュニケーション向上ができ、雰囲気のよい職場を目指すことができるのです。
×デメリット
- 情報が多すぎて見えにくい
- 在宅ワークの場合、不向き
- 日々変わるので情報が消えてしまう
誰もが見て分かりやすく簡単に記載されていればいいのですが、情報が多すぎて伝わりにくいこともあります。
在宅や出張先でリモート作業を行う際はホワイトボードは全く意味がありません。
また、毎日情報が変わるのでホワイトボードに記載されている情報は保存不可です。そのため、写真を撮るなどして残すしかないのです。
2.WBS
まず始めにWBSとは何なのか？知らない方もいると思いますので説明します。
WBSとは、Work Breakdown Structureを略しています。
- Work:作業
- Breakdown:分解
- Structure:構成図
作業を細かく分解して洗い出し、計画を立てて割り振りすることでプロジェクトを遂行していきます。
まさにプロジェクトには欠かせない大切なツールとなっていますので、参考にしてください。
これは本当に重要で「成功はWBSにかかっている」と言っても過言ではないからです。
〇メリット
- 作業の優先順位が明確
- 生産性向上
- タスク漏れなどのミス防止
- スケジュール予想が可能
何からしていけばいいのかプロジェクトに必要なことを洗い出して明確な優先順位が組まれていきます。
プロジェクトメンバー全員と進捗状況を共有することができるので、タスク漏れやミスを防止することが可能となるのです。
事前にスケジュールも予想できるので作業を効率的に進めることできます。
×デメリット
- 編集や確認が必要
- 作者の価値観の影響を受けやすい
- 細かいアジャイル型とは相性が悪い
計画変更などがあれば編集・確認が必須となり、怠ればプロジェクトが終わってしまうほどWBSの管理は大切です。
WBSは作成者の経験や価値観の影響を受けやすいので、タスクの細分化など必要な作業（所要）時間を誤らないように複数人で行うことが必要となります。
現代のソフトウェア開発に使用されているアジャイル開発が主流となっていますが、WBSはタスクを細分化して行うのでアジャイル型とは相性が悪いです。
3.ガントチャート
ガントチャートとは、全体像のスケジュールの進捗管理ができる様々な企業が活用しているツールです。
〇メリット
- プロジェクトの全体把握
- 進捗状況がわかる
- 簡単にできる
ガントチャートは、作業内容の見える化によって全体の時間・内容・工程を把握できるので、スケジュールが立てやすく途中で作業の確認ができて便利です。
第3者にも共有できるので情報を共有してスムーズに作業を進められます。
専門知識が必要ないので誰でも簡単にテンプレートのみで作成が可能なのです。
そのため、一から教えなければならない等の悩みがなく効率がよいです。
×デメリット
- 工数が記載できない
- 優先順位がわかりづらい
ガントチャートは、作業内容の工数までは把握できないので、別途管理をしておかなければ作業が遅れてスケジュール通りにいかなくなる危険性があり注意が必要です。
開始日と終了時は入力できますが優先順位がわかりづらいため、相互関係が見えづらいのが最大の弱点となっています。
前工程が終わっていないので次の工程にいけないといった問題が発生し始めて作業ロスにつながってしまい、大変なことになるのです。
4.カンバンツール
カンバンツールとは「必要な物を・必要な時に・必要な量を作る」というトヨタ自動車が考案した生産方式です。
〇メリット
- 在庫管理の効率と安定化
- 情報一括管理
カンバンツールは、「無くなる⇒作る」を繰り返して一定の在庫を保つので過剰在庫を防ぐことが可能です。
カンバンボードに「何をいつまでに、どのくらいの量をどう造る？」という情報が明記されていて作業指示書としても活用可能です。
また、納品書としても活用できるので「かんばん」のお陰で手間を軽減させることができます。
進捗管理を見える化おすすめツール4選
進捗管理の見える化ツールには、タスク分けでチャット機能が付いてるものやカレンダーなども連携が可能なものもなどがあり、使いやすいものが多いです。
しかし、導入するために費用がかかるものもあります。
さまざまな進捗管理の見える化ツールがある中で、今回はおすすめの以下4つを紹介いたします。
- Excel
- スプレッドシート
- Trello
- jooto
1.Excel
セキュリティなどが予算上の関係で導入が厳しいという場合もExcelの使用をおすすめします。
「ガントチャート」を活用して期日・予定・実績を記載し、予測管理が可能となりデータ保存してプロジェクトメンバーが編集・確認をすることができます。
2.スプレッドシート
GoogleスプレッドシートはExcelとは違い常に更新されるので、進捗状況をタイムリーに確認することができ、複数人での共有を行えばトラブルなどにも即対応が可能です。
また、無料外部ツールの「アドオン」と連携すると、ガントチャートにおけるスケジュール管理が可能となります。
Googleスプレッドシートには、公式テンプレートが豊富にありタスク管理表を作成する手間を省くことができます。
3.Trello
Trello（トレロ）は使いやすいプロジェクト管理ツールとして有名でタスクボードの上にカード表示し、プロジェクト全体を把握できます。
各カードに「ステータス・担当者・期限など」を追加すれば進捗を確認しやすくなります。
基本的にTrelloは無料で使用することが可能で「一般的なプロジェクト・タスク管理」には十分に対応可能です。
また、プロジェクトの規模次第では、有料版を使用できます。
4.jooto
jooto（ジョートー）はクラウド型プロジェクト・タスク管理ツールで、クラウド上で手軽に管理と共有が可能です。
プロジェクト上で簡単にコミュニケーションをとることも可能なので20万以上のユーザーに愛されて、1万社以上の導入実績を誇ります。
実績として87％もの業務改善実績を残しており、プロジェクトの悩みを解消し大いに手助けとなるツールです。
料金については下記の表をご覧ください。
| 無料プラン | スタンダードプラン | エンタープライズプラン | |
| ユーザー数 | 4人まで | 1人追加ごとに課金 （4人まで無料） | 1人～ |
| データ上限 | 1組織あり 100MB | 1ライセンスごとに5GB | 1ライセンスごとに 10GB |
| 1ファイル上限 | 10MB | 300MB | 1GB |
| 機能 | 基本機能全て | 基本機能全て | 基本機能全て |
| データエクスポート | 過去30日分 | 過去1年間分 | 無制限 |
| 行動履歴 | 過去30日分 | 過去1年間分 | 無制限 |
| 費用 | 無料 | 1ライセンスあたり ￥500円/月 | 1ライセンスあたり ￥980円/月 |
3種類のプランがあるので、プロジェクトの規模に応じてプランを選択し作業効率をあげることができます。
Excelを使った進捗管理を見える化の手順
今回は上記で紹介した4つのなかから特におすすめのツール、「Excel」を使用した「進捗管理の見える化」手順について紹介します。
- ガントチャート作成準備
- ガントチャートの縦軸入力
- 日付入力
- 開始日から終了日まで塗りつぶす
- プルダウンを活用
- 関数を活用する
- エクセルテンプレートを使う
↑上記7つの項目について、ご説明いたします。
ガントチャート作成の準備
まず準備として下記の順序で行います。
- タスクの洗い出し
- タスクの細分化・親子関係の明確化
- タスクを担当者に割り振る
- 期間・納期・各タスク期限の確認
この順序に沿って進行していきます。
ガントチャートの縦軸を入力する
まず、縦軸から入力して親タスク、子タスク、担当者、進捗状況、開始日、終了予定日などの項目入力が必須です。
（引用：jooto）
各タスクの担当者を決めて責任者・確認事項が明確化するので作業が進みやすくなります。
日付を入力する
プロジェクトの開始〜完了までの日付入力を行っていきます。また、最初に「日付・曜日」を入力してから右側にドラッグすると自動化になるので簡単です。
（引用：jooto）
開始日から終了日まで塗りつぶす
スケジュールに合わせてセルの塗りつぶし作業を行っていき、次にチャートバーを作成します。
（引用：jooto）
ステータスと担当者で色分けをするルールを作っておくと見やすくなるので設定必須です。また、バーチャートの列の幅を調整すると見やすくなります。
プルダウンを活用
担当者・進捗状況の項目にプルダウンを活用して文字入力の手間を軽減させ、入力ミス防止につながります。
（引用：jooto）
セルを選択してデータ入力規則をクリックします。（プルダウン設定）
（引用：jooto）
表示された項目から「入力値の種類」と「リスト」を選択して「元の値」に「未着手、進行中、保留、遅延、完了」等の任意で各ステータスへ登録を行っておきます。
最後に「OK」をクリックします。
（引用：jooto）
進捗状況のセル横に「▼ボタン」が出現して、選択可能になります。
関数を活用する
関数を活用することにより作業時間が期限までにどれくらい余裕があるのかを把握できます。
(引用：jooto)
残り日数の項目を作成して「=NETWORKDAYS.INTL（開始日のセル、終了予定日のセル、休日のパターン）」を入力していきます。
(引用：jooto)
設定したことでスケジュール管理がわかりやすくなりました。
エクセルテンプレートを使う
ガントチャートを最初から作成すると時間がかかるので、テンプレートを利用することで作業時間を短縮できます。
（引用：jooto）
特に大規模なプロジェクトなどになると工程・大人数といった条件ではガントチャート作成だけで数日かかってしまう可能性が大です。
よって、テンプレートの使用をおすすめします。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット
Excelを活用した進捗管理を見える化するメリットについて、3つご説明します。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット【コストが低く始められる】
スピード感も必要となる進捗管理では、普段の業務でも使い慣れているExcelを使用するのが良いと思います。
作業の速さや豊富なテンプレートを使用できる面から、時間短縮とコスト軽減が可能です。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット【馴染みあるツールだから導入が楽】
PCを使用する方なら必ずExcelを使用していると言っていいほどのツールですからスムーズに作業が進みます。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するメリット【トラブルに早期発見できる】
進捗管理表を共有すればチーム全体で確認できるのでトラブル発生を早期発見し対応することができます。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット
しかし、一見馴染みのあるExcelを使用することは、メリットしかないように思いますが、デメリットもあるのでご説明いたします。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット（最初の準備が大変）
一から作成すると時間がかかるのでテンプレートを使用しますが、自社に合わせてカスタマイズしないといけない場合もあるので作業が大変になる可能性があります。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット（リアルタイムでの更新が難しい）
高確率でプロジェクトが予定通り進行することがないので、すぐに進捗管理表を変更して共有します。
誰でも変更可能で随時、リアルタイムで更新されますがトラブルになる可能性もあります。管理者が変更するとリアルタイムでは対応が厳しいです。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット（テンプレートの使い回しが難しい）
端末ごとに見え方が違うので、画面に収まっていないと、見づらいものになるので、サイズ調整などの作業が必要となり時間がかかってしまう恐れが出てしまいます。
Excel（エクセル）で進捗管理を見える化するデメリット（作った人がいなくなると作成が困難になりがち）
関数を使用している場合、専門的な知識がないと難しいので共有しても一人の担当者しか作業ができないケースもあります。
まとめ
今回は、進捗管理を見える化する方法を紹介しました。
WBSは、ビジネスには必要不可欠な存在であり「WBS無くして成功なし」と言われるほどです。また、無料〜有料版までビジネスの規模に合わせたプロジェクトサポートを活用していただければと思います。
「20万以上のユーザーに愛されて、1万社以上」の導入実績があり今回、本文を読んでみて参考にしていただけたら幸いです。
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